지침서 vs. 절차서 vs. SOP

일반적인 품질경영시스템(Quality management system, 이하 QMS) 사내 표준 구조는 품질 매뉴얼(Quality manual), 절차서(Procedure), 지침서(Instruction) 세 가지로 구분하고 있다. 

그러나 이러한 서구식 QMS 사내 표준 체계는 우리나라 사내 표준 체계와 다르다.

즉, 절차서와 지침서의 구분이 어렵다.

 

 

 

지침서 vs. 절차서 vs. SOP

 

기업 조직의 설정에 적합한 경영시스템을 수립하여 표준화하기 위해서는 먼저 사내 표준 체계를 결정하여야 한다. 조직의 규모 또는 업무의 복잡성에 따라 다르기는 하지만, 대부분의 조직에는 여러 가지 유형의 경영시스템 사내 표준이 있을 수 있다.

이들 사내 표준의 성격과 상하 구속 관계를 명확히 정하여 사내 표준화 작업에 혼선을 빚지 않도록 하여야 한다.

우리나라에서는 이들이 사내 표준 체계로 일체화되어 있으며, 수준의 구분이라기보다는 성격 또는 기능상으로 구별한 관리 표준과 기술 표준으로 나뉘어져 있다.

 

다음은 KS인증 사내표준 체계와 QMS 사내표준 체계를 도식화한 것이다.

 

<그림 1> KS인증 vs. QMS 사내인증체계

 

 

사내표준의 종류는 업종에 따라 명칭이 매우 다양하다. 즉, 규정, 규칙, 세칙, 절차서, 지침서, 요령, 기준, 제품 표준, 자재 표준, 검사 표준, 작업 표준, 시험 표준, 업무 매뉴얼, 운전 매뉴얼, 업무 지침서, 작업 지도서, 작업 절차서, 검사 시험 계획서, 시방서, 편람, 도면 등 일일이 열거하기 어려울 만큼 다양하다.

 

관리 표준 또는 업무 표준: 조직 내에서 수행되는 업무 및 관리에 대한 절차를 표준화한 것으로, 통상 규정·규칙·지침으로 구분된다.

기술 표준: 제조, 검사, 설계, 설비 관리 등에 필요한 기술적 사항을 표준화한 것으로, 작업 표준, 설비 표준, 검사 표준, 제품 표준, 자재 표준, 기술 기준, 공정도 등으로 구분된다.

품질 매뉴얼: ISO 9001 요구 사항에 따라 조직의 품질경영시스템을 규정한 문서로, 개별 조직의 규모 및 복잡성에 맞도록 세부 사항 및 형식이 달라질 수 있다.

(품질경영을 추진하는데 필요한 품질방침, 조직 및 절차 등 기본 사항을 시술한 최상위 문서)

 

 

절차서: 활동 또는 프로세스를 수행하기 위하여 규정된 방식을 기술한 문서를 말한다.

(분야별 업무 수행에 필요한 업무처리 방법 및 절차를 정한 것으로, 해당분야 관련 조직에서 공통적으로 사용할 수 있는 것)

지침서: 특정 개인 또는 부서의 구체적인 업무나 작업의 수행 방법을 제공하기 위한 문서로, 단위 업무, 단위 작업별로 작성한다.

(절차서에서 위임한 사항 및 구체적인 운영 기준 등을 정한 것으로, 다수의 조직에서 공통적으로 사용할 수 있는 것)

 

사내 표준의 명칭은 사내 표준 체계에 따라 다를 수 있다.

QMS를 도입한 조직에서는 품질 매뉴얼·절차서·지침서 등으로 사내표준 명칭을 부여하고 있고, QMS를 도입하지 않은 조직에서는 규정·규칙·세칙·QC 공정도·작업 표준 등으로 명칭을 부여한다. 새로운 경영시스템을 도입할 때 사내 표준 명칭은 기존 사내 표준의 명칭을 그대로 사용하는 것이 사용자의 혼선을 피할 수 있고 새로운 사내 표준에 대한 거부감을 줄일 수 있다.

 

또한 사내표준화를 할 때 기존의 경영시스템 사내 표준이 잘 정비되어 있다면 그 형식을 변경하지 않고 필요한 사내 표준을 접목할 수도 있다.

 

 

경우에 따라서는 통합 사내표준 체계로 할 수도 있다. 일반적인 중소기업의 사내표준 체계는 다음과 같다.

 

<그림 2> 중소기업의 사내표준 체계

 

지침서 vs. 절차서

 

QMS에서 요구하고 있는 문서는 품질 매뉴얼, 프로세스 관리를 위한 문서, 정해진 업무를 위한 업무 지침서, 데이터의 수집 및 보고를 위한 표준 양식, 품질 기록 등이 있다.

이러한 문서는 광의의 의미에서 사내 표준과 대등한 의미를 갖는다.

 

 

지침서란 단일 업무 활동의 방법이 자세하게 기술된 문서로서 업무 활동 현장에 비치되어 업무 활동의 지침을 제공하는 문서이다.

지침서를 형식 및 내용 면에서 절차서와 비교한다면 다음과 같이 요약될 수 있다.

 

1. 지침서, 규격, 표준: 단일업무, 활동의 방법, 과정을 자세히 규정한 문서(행위에 대한 세부적인 안내서)

⇒ 지침서인 규격, 표준은 담당자/작업자들에게 적용되는 사규

⇒ 지침서는 절차서를 보완하는 하위 문서

예) 영업관리규정을 보완하는 "견적 지침", 생산관리규정을 보완하는 "작업표준",

검사/시험 규정을"검사규격", 문서/기록관리규정을 보완하는 "양식" 등

2. 절차서, 규정 : 일련의 업무활동의 방법 과정을 자세히 규정한 문서(행위에 대한 일반적인 안내서)

⇒ 절차서인 규정은 관리자들에게 적용되는 사규

⇒ 업무흐름도(그림과 도표로 된 업무를 이해하기 위한 도표)를 가지고 업무를 실행하기 위해

6하 원칙에 의하여 업무 절차를 문장으로 풀어놓은 문서

 

 

다른 표현으로는 작업표준을 특정화된 절차서라고 부를 수도 있다. 절차서란 일반화된 업무 활동을 자세히 규정한 문서로서 업종에 관계없이 큰 줄거리는 거의 비슷하다.

 

예를 들어 구매 관리에 관한 절차서 (구매관리 규정)의 경우 외주업체 선정 과정, 외주 물품 주문 절차, 입고되는 외주품의 수입검사 등 주요 업무 줄거리는 기계공업을 하는 업체이든 가전제품을 생산하는 업체이든 그 내용이 비슷하다는 뜻이다.

 

그러나 지침서는 절차서와는 달리 일반화된 업무, 활동의 방법 과정을 정한 것이 아니라 특정 단일 작업을 자세히 규정한 문서이기 때문에 업종, 업체에 따라서 그 내용이 다를 수가 있다.

 

절차서는 것은 업무의 마디 마디가 연결되고 각 부서 간의 업무를 연결시켜주는 것이라면, 지침서는 세부적인 단위 작업지침으로 담당자, 작업자 등이 주로 혼자서 일하는 것이다.

 

 

SOP

 

다음과 같이 여러 의미로 해석될 수 있으므로 정학한 취지를 파악할 필요가 있다.

 

- Standard Operating Procedure(표준작업절차서): 모든 작업 대상, 정상+비상 운전 포함

- Safety Operation Plan(안전운전계획): PSM 9개 항목

- Safety Operation Procedure(안전작업절차서): 안전하게 작업하는 방법 기술(JSA)

- Safety Operation Practice(안전작업지침): 비일상 작업을 승인(SWP)하고, 이와 관련된

위험관리를 위해 사용되는 절차(JSA)

⇒비일상작업을 하기 전에 위험요소 Checklist가 포함된 안전작업허가서(SWP) 승인을 받도록 함

 

References : 1. https://m.blog.naver.com/ksagma/(한국표준협회 품질교육센터)

                 2. http://cafe.daum.net/halmifloweryou